À medida que a tecnologia avança, a quantidade de dados gerados em todo o mundo aumenta significativamente. Acompanhar e analisar esses dados de forma qualificada é um desafio para muitas empresas. Para auxiliar nesse processo, o Power BI, o software com ferramentas de análise de dados da Microsoft, é um destaque.
A implementação do Power BI acelera a produtividade e a otimização das equipes, integra e centraliza informações de várias fontes e permite que você faça análises precisas e apresentações altamente criativas, imersivas e interativas.
A seguir vamos trazer informações sobre os recursos do software, dicas de implementação e dicas de uso geral.
O que é o Power BI?
O Power BI, a ferramenta de business intelligence da Microsoft, é uma coleção de serviços de análise de negócios que ajudam a melhorar a coleta, síntese e entrega de dados, principalmente por meio de usuários finais.
Com o Power BI, você pode conectar números, estatísticas, valores, listas, gráficos e outros recursos e informações de várias matrizes, como de planilhas e pastas do Excel até arquivos armazenados na nuvem.
Além disso, por meio da ferramenta é possível organizar dados em grupos e filtros com facilidade.
Para facilitar a visualização de diferentes dados em um único dashboard, o Power BI busca promover o envolvimento do espectador ou do cliente na forma como as informações são exibidas.
No melhor estilo dos programas de autoatendimento, o Power BI reduz a complexidade fornecendo e personalizando respostas avançadas de dashboard para todos os dispositivos (smartphones, computadores, tablets, etc.).
Para isso, a plataforma gera gráficos mais consistentes e exibições mais atraentes, viabilizando o compartilhamento de insights, automação de processos, desenvolvimento de soluções e criação de agentes virtuais, podendo ser implementada nos mais diferentes segmentos de atuação.
O Power BI é parte fundamental do Microsoft Power Platform, plataforma de aplicativos complementares da Microsoft que aprimora os recursos oferecidos para as empresas que lidam com muitos dados, como é o caso de assessoria trabalhista e muitos outros nichos.
Dicas para implementar novas ferramentas
O progresso tecnológico está sempre acontecendo. Mesmo que continue acompanhando o mercado, você ficará surpreso com o lançamento de algum material em algum momento.
Assim, é importante preparar adequadamente sua equipe e organização, pois todo tipo de mudança tem obstáculos a serem superados. Veja as melhores dicas para essas situações a seguir.
Selecione a tecnologia mais pertinente
Antes de agir, você precisa fazer uma análise interna dos procedimentos, práticas e objetivos do escritório contábil São Paulo, por exemplo.
Escolher uma solução que não forneça o que você precisa é uma má ideia e pode colocar em risco a rentabilidade das suas atividades.
Portanto, faça pesquisas de mercado e encontre parceiros de cooperação que tenham produtos úteis que facilitem o gerenciamento de projetos, a visualização dos processos e atenda adequadamente às demandas do negócio.
Faça um bom plano
Depois de escolher entre as muitas ferramentas de gerenciamento disponíveis, você precisa criar um plano.
Estabeleça metas e prazos que devem ser alcançados. Se necessário, forme uma equipe para executar o processo de migração.
Além disso, não se esqueça de tratar este período como a implementação de um projeto. Este deve ser o elo entre o sistema antigo e o novo sistema e funcionar como uma etapa de transição e adaptação.
Essa dica pode parecer óbvia, mas muitos gerentes acreditam que apenas a compra de um sistema irá personalizar os processos milagrosamente e sem esforço.
No entanto, é preciso entender os impactos que podem ocorrer e definir treinamentos para um melhor uso da plataforma.
Também evite implementá-lo em equipes que já estão trabalhando com prazos de projeto muito apertados. A tentativa de fazer esses tipos de alterações reduzirá o desempenho de todos e causará mais desgaste do que o necessário.
Por isso, prepare a equipe e identifique o melhor momento para teste e para a implementação definitiva dos novos softwares.
Uma opção é escolher um projeto mais simples que tenha menos a ver com a estabilidade financeira da sua empresa.
Todos esses recursos não apenas exigem tempo e dinheiro, mas também implementam com sucesso novas ferramentas de gerenciamento, reduzindo a chance de erros e falhas nos diversos processos da empresa, inclusive para empresa de consultoria contábil.
Forneça treinamento
A novidade técnica requer conhecimentos e habilidades específicas para ser manipulada. Com isso, se a equipe de trabalho não souber como usá-la, os resultados obtidos não serão tão eficientes.
Por isso, é necessário treinar para fortalecer toda a equipe, sendo que a empresa ou a fornecedora da ferramenta é que deve promover os treinamentos e capacitações.
Inclusive, o líder pode participar dessas ações, para mostrar o quão engajado está com a implementação da nova tecnologia.
Destaque os benefícios
Informe todos os funcionários sobre as alterações no fluxo de trabalho. Seja muito claro e direto nesta apresentação e esteja preparado para responder a quaisquer perguntas que possam surgir.
Você também pode fazer uma apresentação e publicá-la em mídias corporativas, como:
- Murais;
- Quadros de avisos;
- E-mails;
- Jornais internos.
Divulgar os procedimentos e métodos de implementação demonstra a importância nessas etapas.
Os benefícios do software de gestão devem ser apresentados de forma clara.
Na maioria dos casos, eles facilitam a execução do processo, reduzem o tempo de migração e melhoram a vida profissional dos funcionários.
7 dicas para usar o Power BI na sua empresa
O Power BI é uma ferramenta relevante de análise de dados. Graças aos seus diversos recursos, é possível melhorar a inteligência de negócios, tomar as decisões certas e até prever cenários.
Por exemplo, com a ferramenta é possível dimensionar rotas, custos e bloqueios nos trajetos de motoboy SP Zona Sul. Com isso, os gestores podem definir percursos mais rápidos para realizar as entregas e reduzir os gastos com combustível.
Para isso, a compreensão de aplicação das informações corretas é necessária.
Cabe ressaltar, ainda que quanto mais experiência o usuário tem, mais usos da ferramenta ele domina.
Já para quem ainda está começando, apesar do uso ser bastante intuitivo, as potencialidades da ferramenta podem ser desconhecidas ou causar insegurança. Para te ajudar nesse processo, confira essa lista com 7 dicas para usar o Power BI.
- Faça um curso de Power BI
Inicialmente, o ideal é que você faça um curso com foco no tema como uma boa introdução ao uso desta ferramenta, principalmente para aplicar ações mais complexas.
Essa é uma ótima oportunidade para aprender mais sobre o software e entender tudo o que você precisa para colocar o uso em prática.
O ideal é encontrar um curso prático com acesso direto ao software. Com os oferecidos por empresas especializadas nesta área, você poderá treinar e melhorar seu retorno sobre o investimento. Portanto, para aproveitar ao máximo esse recurso, lembre-se dessa alternativa.
- Explore os recursos de design
O Power BI fornece muitos recursos de design para criar relatórios, como cores, gráficos e listas.
Isso é ótimo, por exemplo, para facilitar a compreensão de algumas informações.
Isso porque certos dados são mais fáceis de entender em formatos de gráficos ou quando você usa cores diferentes em determinados pontos para chamar a atenção de quem visualiza.
Assim, é extremamente recomendável se informar sobre as opções de design na hora de montar relatórios sobre contabilidade fiscal e tributária, por exemplo.
- Preste atenção na mensagem
Os dados são essenciais para o relatório, pois explicam e suportam as informações fornecidas no documento. Ou seja, é possível avaliar se há algo para investigar ou melhorar, ou se uma determinada estratégia está funcionando bem.
Tenha em mente que o mais importante em um relatório não são – necessariamente – os dados, mas a mensagem a ser transmitida.
Os dados devem apenas ilustrar um recado maior, relativo às condições atuais da empresa e às atitudes que devem ser tomadas dali em diante.
Portanto, concentre-se na mensagem e inclua apenas dados relevantes em seu relatório.
- Trabalhe na obtenção de dados
Para disponibilizar todos os recursos, você deve primeiro se conectar à fonte de dados e importá-los para o seu programa.
Você pode executar esse processo diretamente da home page do Power BI e conectar-se a uma variedade de fontes e formatos.
A melhor parte é que você ainda tem a opção de coletar dados de sites já publicados e outras fontes online.
Para se ter uma ideia, você pode usá-lo para centralizar diversas informações e criar uma pesquisa completa sobre empresa de instalação de energia solar, identificando o potencial de uso em determinada região do país.
O ideal é coletar e reunir informações semelhantes e que realmente tem valor para o seu negócio, permitindo uma análise completa e efetiva para realizar planos de ação. Assim, você tem tudo que precisa para trabalhar.
- Seja objetivo
Como destacamos mais acima, o Power BI oferece muitos recursos de design, mas isso não significa que você precisa usar mais de um deles em uma apresentação.
Não é indicado usar muitos recursos ao mesmo tempo, pois pode distrair e atrapalhar o compartilhamento de dados e insights.
Então, tenha em mente que o relatório deve ser simples e objetivo para que todos os participantes de uma apresentação ou treinamento NR 32 possam entendê-lo. Isso se faz ainda mais necessário ao abordar dados mais densos e complexos.
Ou seja, use apenas os recursos apropriados para tornar a informação mais fácil de entender.
- Pense no público-alvo
Você precisa pensar no seu público-alvo e nas informações associadas a ele.
Ao fazer isso, você e sua equipe conhecem as métricas que precisam ser incluídas no relatório e como organizar os dados para que o público em geral entenda.
Também é importante saber como o relatório será exibido para esse público-alvo, como em uma tela grande ou pequena, em canais de comunicação ou durante uma assembleia.
Esse fato é relevante porque mostra como organizar o tamanho dos dados na tela e a quantidade de conteúdo que o relatório deverá fornecer.
- Contextualize
O contexto é importante para o espectador entender porque os dados exibidos são importantes e identifiquem rapidamente as informações mais pertinentes para uma tomada de decisão.
Portanto, ao elaborar um relatório para planejamento sucessório familiar, o desempenho semestral do e-commerce ou a previsão de clientes para o ano seguinte, identifique as informações mais importantes e contextualize as informações e etapas necessárias.
Para criar esse contexto, você pode usar diversos recursos do Power BI, como caixas de texto e dicas de ferramentas, para explicar informações, fazer perguntas e chamar à ação.
Isso não apenas facilita a compreensão dos dados, mas também elimina eventuais impasses na hora de apresentar informações.
A partir dessas dicas de uso e a compreensão da importância dessa ferramenta, é possível implementar uma estruturação para coleta, organização e melhor exibição dos dados da companhia, promovendo mais clareza para a tomada de decisão.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Business Connection, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
